Når du skal lave eksternt audit, skal du lave dit hjemmearbejde. Jo mere du på forhånd sætter dig ind i leverandørens virksomhed, kultur og jargon, desto bedre dialog og leverandøraudit får du.

  1. Du repræsenterer kunden

    Din virksomhed er køberen – leverandøren er sælgeren. Ved et leverandøraudit er du som auditor repræsentant for køberen, og din opgave er at auditere kontrakten – at sikre, at leverandøren er i stand til at levere det produkt, som er købt i henhold til kontrakten.

  2. Vær bevidst om din position

    Vær bevidst om, at du har en magt og myndighed, som du ikke har ved interne audit. Du er din virksomheds øjne og ører, og dit audit kan have økonomiske konsekvenser for både din virksomhed og leverandøren.

  3. Forstå kulturen

    Sæt dig så vidt muligt på forhånd ind i kulturen i den virksomhed, du besøger. Det kan være, at der en særlig jargon, ligesom organisationen kan være flad eller topstyret. Er du i udlandet – fx i Kina – er kulturen på virksomheden ofte en afspejling af kulturen i landet. Pointen er, at du ikke må lade dig påvirke af førstehåndsindtryk under besøget, og den risiko mindsker du ved at sætte dig ind i kulturen på forhånd.

  4. Overhold de etiske principper

    Apropos kulturen i landet skal du også være bevidst om din virksomheds politikker – og egne grænser. På den ene side behøver en gave som fx en flaske vin ikke være bestikkelse – faktisk kan det være uhøfligt ikke at tage imod den i det pågældende land – omvendt kan seks flasker være et forsøg på at påvirke dig.

  5. Tal leverandørens sprog

    Sæt dig også ind i de fagudtryk, der bliver brugt i virksomheden. Så fremstår du mere kompetent under interviewene, ligesom du får mere viden med derfra.

  6. Start med ledelsen

    Stik som det første fingeren i jorden ved at møde ledelsen. Det giver som regel et godt indtryk af organisationen, kommandovejen og hvem du skal interviewe. Du får også indsigt i, om og hvor meget ledelsen er involveret og engageret i ledelsessystemet.

  7. Vær åben og transparent

    Stil dine spørgsmål på samme måde som ved et internt audit, og sørg også for at opsummere og give feedback med det samme – fx “er vi enige om, at det og det fraviger kontrakten". Et leverandøraudit skal være åbent og transparent, så leverandøren ved, hvor vedkommende står efter et audit.

Lead auditor-kurser

Vi tilbyder modulopbyggede lead auditor-kurser i kvalitet, miljø og arbejdsmiljø