Tag styringen, så det ikke sejler - ISO 9001 som strategisk værktøj

Leadership. Det engelske ord for lederskab giver associationer til et skib, hvor kaptajnen står på broen og beslutter skibets destination på baggrund af de ordrer, der er modtaget fra rederiet. På grundlag af informationer om skibets fart, brændstofforbrug, vejrudsigt, strømforhold, havneindløb osv. lægger kaptajnen i samarbejde med de øvrige skibsofficerer en plan for at nå målet. Der bliver hele tiden fulgt op på, hvorvidt planen holder, og der bliver fortaget justeringer, hvis ude- eller indefra kommende forhold kræver det. 

At udvise lederskab kræver, at topledelsen er i stand til at fastlægge rammerne og motivere og engagere medarbejderne til i samarbejde at nå de definerede mål.

Ledelsessystemet er topledelsens ansvar

Et trin nede i hierakiet omsætter lederne mission og vision (det vi vil) til handlinger og resultater (det vi gør). På skibet er det maskinmesteren, styrmanden, navigatøren og de øvrige officerer, som udgør driftsledelsen. Som hjælp til det har organisationen – skibet – vedtaget en række metoder, procedurer, retningslinjer og lignende, som skal hjælpe med til at nå de ønskede resultater. De har et ledelsessystem. 

Standarden ISO 9001:2015 sætter fokus på lederskabet og løfter ansvaret for ledelsessystemet op på toppen af ledelseshierarkiet. For den forpligter topledelsen til at involvere sig i og tage ansvar for bl.a. at:

• Forstå organisationens rammer og vilkår og fastlægge, hvilke forhold der er relevante for dens formål – også kaldet mission – og strategiske retning, og hvordan de kan påvirke opnåelsen af de ønskede resultater. Forhold kan blandt andet være teknologiudviklingen, organisationens værdier og kultur, dens DNA, den samfundsmæssige og økonomiske udvikling, organisationens viden osv. Hvilke trusler og hvilke muligheder ser organisationen i horisonten? 
• Finde ud af, hvilke interessenter organisationen skal forholde sig til, sætte sig ind i deres behov og forventninger samt vurdere, i hvor høj grad og hvordan disse interessenter kan påvirke organisationen i at nå målet. Det kan f.eks. være politikere, NGO’er, naboer, kunder og leverandører. 
• Fastlægge ledelsessystemets omfang og ydre grænser. Det betyder også, at de processer, som ikke er en del af ledelsessystemet, men som har en betydning for opfyldelsen af kundekrav og kundetilfredshed, skal identificeres, og den nødvendige styring skal fastlægges. Altså styring af outsourcede processer. 
• Sikre, at der formuleres en kvalitetspolitik (hvad vil vi som organisation stå for?) og tilhørende mål, som skal understøtte politikken.

Først når det er på plads, giver det mening at fastlægge, hvordan mission og vision skal omsættes til en strategi. 

Definerer krav til lederskab

‘Strategi’ betyder langsigtet planlægning – altså den vej, som skal følges og som fører til eller mod et mål. Ledelsessystemet og dets fastlagte metoder til udførelse af processer og opfølgning på, om organisationen er på rette vej, skal hjælpe ledelsen med at navigere i den rigtige retning. 

Det er derfor ISO 9001 definerer en række krav til topledelsens lederskab. Bl.a. skal topledelsen: 

• Sikre systemets integration i organisationens forretningsprocesser. Det er for at undgå, at ledelsessystemet – eller ISO-systemet, som det hedder mange steder, ikke er en appendiks og et nødvendigt onde i organisationen, men bliver det værktøj, som ledelsen bruger aktivt for at navigere og nå de ønskede mål. 
• Engagere, lede og støtte medarbejderne og understøtte de øvrige ledere i organisationen i at udøve deres lederskab.

Ledelsessystemet som bindeled

Udviklingen i omverdenen har aldrig gået hurtigere end nu. Hvis organisationen skal kunne overleve og sejle med på denne bølge og også være til stede i morgen og i overmorgen, skal topledelsen inklusive en eventuel bestyrelse afsætte tid til at formulere organisationens formål og vision, og de værdier, som organisationen vil stå for og arbejde på grundlag af. Derefter skal ledelsen viderebringe dette til alle medarbejdere for på denne måde at skabe engagement og ejerskab af denne vision. 

Ledelsessystemet er værktøjet, som skal bruges som bindeled til at overføre topledelsens mission, vision og strategi til den vigtigste del af organisationen: De mennesker, som skal omsætte tanker til konkrete handlinger, og som skal kunne agere som selvstændigt tænkende individer inden for disse rammer. De mennesker, som er med til at få organisationen i havn.