Brug en risikovurdering til at sikre fødevarer

Er det rigtigt, at vi har behov for den højeste fødevaresikkerhed? Det rejser først og fremmest spørgsmålet om, hvad der er bedst, hvor og hvornår? 

Fødevaresikkerhed er ikke absolut

Behovet for fødevaresikkerhed - og midlerne til at opnå den - er forskelligt alt efter produkt og produktionsapparat. Derfor er fødevaresikkerhed ikke absolut, men tilpasset de konkrete behov. 

Ét er dog helt sikkert: Ifølge fødevarelovgivningen skal produkter, der sælges, være fødevaresikre. Kvalitet og pris har dog naturligvis også betydning for at kunne sælge et produkt. Derfor er det hensigtsmæssigt at anvende en risikovurdering.

Fødevareproducenterne bruger allerede risikovurderinger som en del af deres HACCP-baserede egenkontrol. Det forventes ligeledes, at udstyrsproducenter har risikovurderet produktionsudstyr i relation til anvendelse før salg.

Vi har tidligere skrevet om disse to risikovurderinger og sammenhængen mellem dem i forhold til anskaffelse af produktionsudstyr.

Fokus i denne artikel er at præsentere værktøjer til risikostyring og overblik, som kan understøtte beslutningsprocesser i forbindelse med risikovurdering. Det er værktøjer, som vi arbejder med i FORCE Technology og blandt andet udvikler i regi af Kompetencecenter for hygiejne, sundhed og produktsikkerhed. Projektet er støttet af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen. 

Risikovurdering - et stærkt værktøj

Risikovurdering er et stærkt værktøj, hvis man kommer hele vejen rundt om alle væsentlige risici. 

Anbefalingen er, at man sammensætter et multidisciplinært team, der tilsammen kender alle udfordringer. Erfaringer viser dog, at mange virksomheder har svært ved at sammensætte dette team optimalt, hvorved der er tendens til ”kun” at vurdere de risici, der er kendte for teamet.

Syv hovedgrupper af iboende risici

For at hjælpe med at udbrede kendskabet til alle risici, har vi i FORCE Technology udviklet et værktøj til understøttelse af beslutningsprocesser i risikovurderingen.

Værktøjet er baseret på en udarbejdet liste over det, man kalder iboende risici. Disse risici er opdelt i syv hovedgrupper, som er generiske for alle brancher: 

1. Fejl i materialer og processer
2. Svindel (internt og eksternt)
3. Humane aspekter og arbejdspladsens sikkerhed 
4. Eksterne faktorer og påvirkninger 
5. Fejl hos kunder, leverandører og i interfaces 
6. Fysisk, kemisk og toksikologisk indhold
7. IT-sikkerhed, system og datasvigt 

Konsoliderede underpunkter 

Hovedgrupperne er understøttet af et underniveau med 80-100 punkter, der forklarer de relevante risici for den givne branche. Inden for fødevare- og pharma-industrien er der 83 punkter.

Hovedpunkterne udgør den generelle del af værktøjet, mens underpunkterne indgår i den specifikke del og indeholder en dybere forklaring med eksempler.

De fleste vil kunne nikke genkendende til listen af underpunkter. Styrken ved dem er, at de er samlet i konsoliderede punkter med fast beskrivelse. De er desuden unikt nummererede, så en type af risiko kan spores på tværs af en virksomhed og tillige kan identificeres mellem forskellige brancher.

Enslydende definitioner letter kommunikationen

Det, at alle i risikovurderingsarbejdet benytter enslydende definitioner, gør det muligt hurtigt at se alle risici af en given type, og at kommunikere om risici mellem forskellige afdelinger. 

Meget bliver nemmere, og kvaliteten af arbejdet øges, da alle relevante risici er klarlagt på forhånd. I sidste ende gør det også virksomhedens forretningsgrundlag bedre, fordi værktøjet indeholder muligheder for simulering af konsekvenser og er integreret med virksomhedens økonomisystem. De specifikke forklaringer, simulering og systemintegration er en del af den implementering, som FORCE Technology kan tilbyde virksomhederne.

Hvad koster en eventuel tilbagetrækning?

Grundlaget for risikovurderingen dokumenteres og gemmes. Beslutninger, som er behæftet med større risiko, bør markeres, så man ved, hvor det kan gå galt, og hvor galt det kan gå. Det sikrer også, at der er taget stilling til risici, og til om virksomheden har ’råd’ til at negligere en given risiko.

Ikke mange virksomheder har fastsat omkostningen ved, at en vedligeholdelsesplan ikke overholdes, eller at rengøringsproceduren ikke er tilstrækkelig effektiv. En mulig konsekvens af, at ovenstående ikke er opfyldt, kan være en tilbagetrækning. Hvad koster det – hvis alt medregnes? 

For at være på forkant med risici og omkostninger, er det vigtigt at kende de omkostninger, der kan komme, hvis det går galt. Dermed bliver det også nemmere at vurdere, om denne risiko er værd at løbe. Hvad er bedst for virksomheden økonomisk, men i høj grad også i forhold til renomméet? 

Vigtigt at anskueliggøre konsekvenserne af rengøringsproblemer

Simulering og visualisering af konsekvenser gør det muligt at skabe et tydeligt billede for beslutningstagerne af fx den økonomiske konsekvens. 

Hvem kender ikke til en situation, hvor man på kort tid beslutter, at det er helt OK at løbe en given risiko? Det kan eksempelvis være i forbindelse med implementering og verificering af rengøring i en ny proces, hvor et uhensigtsmæssigt hygiejnisk design identificeres i processen, men fx tidspres gør det meget uhensigtsmæssigt at forsinke projektet med en ombygning. 

I et uoplyst rum kan man fejlagtigt tænke, at risikoen er acceptabel at tage, fx hvis den indledende rengøringsvalidering ikke viser problemer. Hvor den person, som tager beslutningen, givetvis har bemyndigelse til dette i designprojektet, så risikerer vedkommende at påføre virksomheden en ukendt og ukontrollabel risiko, hvis designet leder til rengøringsproblemer efter nogen tid. 

To mulige konsekvenser af en risikovurdering

Man kan forestille sig to alternative handlemåder på baggrund af risikovurderingen:

• Bede om re-design og ombygning på stedet til overkommelige omkostninger og måske forsinke projektet 2-4 uger.
• Udløse et tilbagekald af produktet, forårsage intern undersøgelse af problemstillingen og foretage ombygning, hvis man kan finde stedet (for det er ikke sikkert, det er dokumenteret). Mulig nedetid og reparationstid overstiger givetvis tiden til oprindeligt re-design, ligesom de samlede omkostninger kan være 10-doblet i forhold til scenarie 1.

Hvis man ikke har informationer om scenarie 2, er man nødt til at basere sin beslutning på, om mavefornemmelsen siger, det er OK. Det er dog helt givet, at den person, som har bemyndigelse til at beslutte A eller B i designfasen i størrelsesordenen hundredtusindvis af kroner, næppe har bemyndigelse til at forpligte virksomheden til et tab og en udgift i millionklassen.

Lettere oplæring og bedre udgangspunkt for produktionsændringer

En risikovurdering kan også styrke virksomhederne på en række andre punkter, fx:

• Det bliver lettere at oplære og introducere nye ansatte, der ikke kender tidligere udførte risikovurderinger og den stillingtagen, der ligger til grund for dem.
• Virksomheden får et bedre udgangspunkt for at vurdere betydningen af ændringer i produktionen. Giver ændringer behov for nye beslutninger om, hvad der er acceptabelt?

En grundig risikovurdering giver ro

En gennemarbejdet risikovurdering, hvor alle væsentlige risici bliver belyst og vurderet, vil give ro, når der skal tages beslutninger. Når tingene er tænkt igennem, er det nemmere for virksomheden at tage den rigtige beslutning.

Den rigtige beslutning er den, der både er rigtig lige nu og for fremtiden. 

Artiklen blev oprindelig publiceret i Plus Proces nr. 7, november 2022.